Outlook’ta Otomatik Arşivleme

Outlook gelen kutunuz kolayca boğulabilir. E-postalar geldiğinde, bu posta kutusunda okunmayı bekleyen öğeler birikir. Ancak, daha önce incelenmiş olsalar bile, birçok kullanıcı bunları gelen kutusunda tutar. E-postanızı düzenli tutmak istiyorsanız bu ideal değildir. Bu nedenle Microsoft, Outlook’ta Otomatik Arşiv özelliğini içerir. Ancak bunu nasıl etkinleştirebilirsiniz? Bu özellik mesajlarınızı düzenlemenize nasıl yardımcı olur?

Bu makalede, Outlook’ta Otomatik Arşiv modu ile ilgili tüm sorularınızın yanıtlarını bulacaksınız. Tam olarak ne olduğunu ve ne için olduğunu ortaya koyuyoruz. Aynı şekilde, hem Outlook hem de diğer benzer istemcilerle e-postanızın yönetimini iyileştirmeniz için size bazı önerilerde bulunuyoruz. Ve aksi nasıl olabilir ki, Microsoft e-posta yöneticisinde yapılandırmak için izlemeniz gereken tüm adımları size gösteriyoruz. Hadi başlayalım!

Outlook’taki Otomatik Arşiv özelliği nedir?

Outlook'ta Otomatik ArşivlemeHesaplarınızı Outlook’a ekledikten sonra, Otomatik Arşiv’i kurduğunuzda şaşıracaksınız.

Outlook’taki Otomatik Arşiv özelliği, e-postaları gelen kutunuzdan sık sık bir klasöre taşıyan otomatik bir kuraldır. Bu dizin bir arşiv görevi görür ve mesajları ana posta kutusundan, yani gelen kutusundan silerken korur. Bu, Microsoft Outlook masaüstü uygulamasında bulacağınız bir özelliktir.

Adım adım Outlook’ta Otomatik Arşiv nasıl etkinleştirilir

Outlook'ta Otomatik ArşivlemeOutlook’ta Otomatik Arşiv’i etkinleştirmek için atmanız gereken tüm adımlar bunlardır.

Outlook’taki Otomatik Arşiv özelliği şu şekilde etkinleştirilir:

  1. Dosya menüsünden uygulama ayarlarını açın.
  2. Gelişmiş bölümüne tıklayın.
  3. Otomatik Arşiv Ayarları düğmesini tıklayın.
  4. Açılır pencerede, Her Otomatik Arşivi Çalıştır kutusunu işaretleyin ve her bir otomatik arşiv arasında geçmesini istediğiniz süreyi seçin.
  5. İşlemi bitirmek için Tamam’a tıklayın.

Bu aracı açtığınızda, ilgili tüm seçenekler mevcut olacaktır. Aşağıdakiler önemlidir:

  • Otomatik Arşiv çalıştırmadan önce sor. İşlemin rıza olmadan uygulanmasını istemiyorsanız idealdir.
  • Süresi dolan öğeleri silin (yalnızca e-posta klasörleri). Bu kutu varsayılan olarak devre dışıdır. Son kullanma süresi geçtikten sonra mesajların silinmesini istiyorsanız açın.
  • Eski Öğeleri Şuraya Taşı… Arşivlenen öğelerin nereye gönderileceğini seçmenizi sağlar.
  • Eski öğeleri kalıcı olarak silin. Seçenek, arşivlenen her şeyin kalıcı olarak silinmesidir.
  • Bu ayarı şimdi tüm klasörlere uygulayın. Ayarları tüm klasörlere uygulayan düğme. Bu ayarları belirli dizinlere uygulamak istiyorsanız, belirli bir klasöre sağ tıklayın, Özellikler’e tıklayın ve ardından Otomatik Arşiv sekmesine gidin.

Son olarak, dosyanın bilgisayarınızın yerel depolamasının şu yolunda bulunduğunu bilmelisiniz:

  • C:\Kullanıcılar\Kullanıcı Adı\Belgeler\Outlook Arşivleri\arşiv.pst

Dosya gezgininde bulamamanız mümkündür. Bunun nedeni, bu klasörlerin bazılarında Gizli özelliğinin açık olması olabilir. Windows 10 ve Windows 11’de gizli dosyaların nasıl görüntüleneceğini açıklayan kılavuza bir göz atın.

Outlook’ta otomatik arşivleme ve e-posta yönetiminde en iyi uygulamalar

Outlook'ta Otomatik ArşivlemeTemiz bir gelen kutusu her zaman üretkenlikle eş anlamlıdır.

Outlook’ta Otomatik Arşivlemenin, e-postayı düzenli tutmak söz konusu olduğunda etkili bir yol olduğu doğrudur. Ancak bazen bu hedefe ulaşmak için yeterli değildir. Mesaj yöneticinize verdiğiniz asıl kullanım profesyonelse, posta kutularınızı düzenlemek için başka ek yöntemler aramanızı öneririz. İşte işe yarayan bazı öneriler:

  • Postaları sıralamak onu bulmanıza yardımcı olur. Hiç bir mesajı bulmaya çalıştınız ve bunu imkansız buldunuz mu? Gerçek şu ki, Outlook arama motoru çok güçlüdür, ancak her zaman en doğru sonuçları gösteremez. Bu görevde yardımcı olmanın iyi bir yolu, gelen e-postaları konuya göre manuel olarak düzenlemektir. Gerektiği kadar çok klasör oluşturabileceğinizi (Gmail’de bunlara etiket denir) ve bunlara uygun konuşmaları gönderebileceğinizi unutmayın. Bunu yapmaya alışırsanız, içerik bulmanız daha kolay olacaktır.
  • Gelen kutusunda e-posta biriktirmekten kaçının. Outlook’un Otomatik Arşiv işlevi bu göreve yardımcı olsa da, tavsiyemiz, e-postaları okurken, arşivlediğinizde veya en uygun klasöre gönderdiğinizde. Böylece, gelen kutusu, mesajların gelişigüzel saklandığı bir yer olarak değil, bekleyen görevler için bir alan görevi görecektir.
  • E-postaları spam olarak işaretleyin. Bir iletinin spam veya tehlikeli olduğunu düşündüğünüzde, ilgili klasöre gönderin. Bu, Outlook’un gelen kutunuzda görmek istemediğiniz e-postaları daha iyi belirlemesine yardımcı olur. Sahip olacağınız duygu, ana posta kutunuzun daha darmadağın olduğudur.
  • Dağıtım listelerinden aboneliğinizi iptal edin. En beklemediğiniz anda gerçekleşir: bir web sitesine kaydolurken, bir dosya indirirken veya bir bağlantı açmaya çalışırken. Bir dağıtım listesine, reklam mesajlarına veya haber bültenleri. Bu her zaman spam olarak kabul edilmez, ancak gelen kutunuzu bunaltabilir. Çözüm? Listeden kaldırılmasını isteyin. Olağan olan şey, her e-postanın altında bunu yapmanıza izin veren bir bağlantı bulmanızdır.
  • E-posta yöneticinizi yakından tanıyın. Outlook’taki Otomatik Arşiv özelliği, bu istemcinin size sunabileceklerinin küçük bir parçasıdır. Uygulamanın kullanışlı özelliklerini yakından izlemek daha üretken olmanızı sağlayacaktır. Örneğin, Microsoft yöneticisi sayesinde e-postaları içe ve dışa aktarabileceğinizi biliyor muydunuz?

Bunlar, daha verimli e-posta yönetimi için sadece birkaç ipucu. Ve siz, e-posta istemcinizi geliştirmek için her gün hangi eylemleri uyguluyorsunuz? Outlook’ta Otomatik Arşiv yardımcı programına ihtiyaç duyanlardan biri misiniz? Görüşlerinizi bize yorumlarda bırakın ve başkalarına yardım edin. Profesyonel İnceleme topluluğuna katılın. Seni bekleyeceğiz!

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *